Aplicação da gestão de projetos para implantação de um sistema WMS

Os cursos focados no ensino sobre gestão de projetos têm aumentado nos últimos tempos, a passos largos vem surgindo uma grande demanda por profissionais capacitados para o preenchimento dessas vagas, isso tem feito com que as pessoas busquem conhecimento nesta área e até mesmo tem as levado a pensar numa mudança drástica na carreira em busca de atender a “fome” do mercado de trabalho.

As consultorias também aproveitam este movimento do mercado se preparando e lançando produtos e serviços que focam em atender a todos os anseios dos seus potenciais clientes. Este artigo foi escrito e compartilhado com os leitores, na tentativa de mostrar, em poucas palavras, a importância do gerenciamento de projetos na implantação de um WMS.

A importância estratégica da gestão de projetos e implantação de sistemas

A competitividade no mercado cresce de forma exponencial dia a dia e aspectos relacionados a novas tecnologias, sistemas de informação, processos e modelos de gestão sofrem alterações em curto espaço de tempo, demandando constante reposicionamento das empresas em relação as novas tendências, aos seus concorrentes e, principalmente, aos seus clientes.

Gerenciar uma organização requer um bom aporte de informações que seja fornecido quase que em tempo real e que tragam segurança. A base para tal report vem no projeto de implantação do sistema.

Gerenciar bem os projetos dentro da empresa, sejam eles o lançamento de um produto, a abertura de uma nova filial, o redesenho de um processo produtivo, tornou-se não apenas um diferencial competitivo para as companhias, mas, sobretudo, uma questão de perpetuidade.

O desafio da implantação de sistemas integrados

De modo geral, uma empresa decide pela implantação do sistema integrado devido à necessidade gerada de padronizar-se frente ao mercado, aos concorrentes diretos e, principalmente, no intuito de obter melhores resultados. A chave para o desenvolvimento das capacidades dos sistemas de informação da empresa é saber articular o papel estratégico e a gestão do próprio sistema de informação, definindo arquitetura e estrutura de controle de TI adequada para facilitar o seu desenvolvimento e exploração. O maior desafio é alcançar vantagem competitiva através da leitura dos sistemas WMS, pois eles representam uma significativa complexidade.

O projeto de implantação de sistema tem basicamente as seguintes etapas: novo desenho para as áreas, consequentemente, reestruturações, redefinição dos processos internos, seus fluxos e posteriormente ciclos de teste, findando com a implantação (GO LIVE) integrada de todas a áreas da empresa. O custo do projeto é o fator de maior restrição, para a maioria das empresas, diante disso, um gerenciamento de custos bem feito é crucial, pois é importante ter orçamento ainda nas fases finais do projeto, ciclos de testes integrados, uma vez que há a possibilidade de alguma adequação no desenho do sistema.

É essencial o trabalho de identificação das partes interessadas/ stakeholders pelo gerente de projeto e sua equipe para que as expectativas sejam claramente conhecidas e validadas e alinhadas, e só assim poderão ser geridas. O gerenciamento das expectativas não é tarefa meramente técnica e requer habilidades de comunicação. As expectativas dos interessados podem estar implícitas e em alguns casos serem ambíguas.

Para Souza e Zwincker (2000), a implantação de um sistema pode ser definida como “(…) o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa”. Para tanto, segundo os autores, é preciso que o sistema tenha sido adequadamente selecionado, adaptado, customizado (se necessário), os dados iniciais tenham sido inseridos no sistema, os processos de negócio tenham sido alterados para adaptar-se à utilização do sistema e que os usuários estejam devidamente treinados.

Esta etapa contempla as tarefas que vão desde o encerramento da elaboração do plano de implantação até o momento do início da operação (SOUZA; ZWINCKER, 2000). Uma ação muito importante dentro do processo de implementação de um sistema é a configuração do sistema que consiste em uma preparação do ambiente para implementação dos processos da empresa, este é o momento de definir os parâmetros que irão garantir que o sistema estará configurado conforme as regras de negócio da organização. Também é importante fazer a definição dos perfis de acesso do sistema para os seus usuários (HYPÓLITO; PAMPLONA, 2000).

Após configurado o sistema, inicia-se a fase de testes. Primeiro, ocorrem os testes individuais de cada operação do sistema que será utilizada após a entrada em produção. Em seguida, ocorrem os testes integrados que passam através de vários módulos do sistema, testando um processo completo, do início ao fim. Neste momento muitos problemas e divergências de configuração do sistema são elencados. Por último, é verificado o desempenho do sistema para um volume considerável de transações da empresa através do teste estressante.

Durante o processo de implantação do sistema, algo indispensável é o treinamento dos usuários finais. O treinamento deve ser bem abrangente, agregando conhecimentos relativos a todos os processos. Também é interessante que haja um processo de conscientização dos usuários, pois o grau de comprometimento de cada um ser fator importantíssimo para o sucesso da implementação, e para eliminar as dúvidas e rejeições comuns em casos de grandes mudanças. São destacados três aspectos críticos envolvidos em um projeto de implementação; a tríade pessoas, tecnologia e processos. Segundo estes autores há a necessidade de um tratamento equilibrado entre esses fatores para que se obtenha êxito total na implementação (JESUS; OLIVEIRA, 2007).

O papel vital da gestão de projetos para a satisfação do cliente

Não há dúvidas de que a gestão de projetos é algo incontestável. As atuais organizações não estão dispostas a colocar toda a sua produção em xeque e investem pesadamente em gestores e profissionais capacitados para se manterem no mercado.

O indicador de sucesso de um projeto está inteiramente ligado a satisfação das necessidades dos clientes, mas isso não depende apenas do gerente de projetos, mas de toda equipe e seu envolvimento em busca dessa satisfação.

Por Ítalo Castro – Consultor especialista SAP EWM.

BIBLIOGRAFIA

SOUZA, C. A.; ZWICKER, R. Ciclo de vida de sistemas ERP. Caderno de pesquisa em administração, v. 1, n. 11, 2000.

HYPOLITO, C. M.; PAMPLONA, E. O. Principais problemas na implantação de um sistema integrado de gestão. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 20., 2000, São Paulo. Anais… São Paulo: 2000.

JESUS, R. G.; OLIVEIRA, M. O. F. Implantação de sistemas ERP: tecnologia e pessoas na implantação do SAP R/3. Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, v. 3,   n. 3, p. 315-330, 2007.