Como utilizar o Scrum na gestão de projetos

Se tratando de parte da metodologia Ágil, o framework Scrum, conhecido por agregar agilidade e eficiência aos processos, que inicialmente foi usado apenas para auxiliar o gerenciamento de projetos em ambientes de extrema incerteza e mudanças constantes, como os setores da tecnologia, agora esta cada vez mais ganhando espaço em setores tradicionais, como, por exemplo, a construção civil, já que este facilita o entendimento do fluxo de desenvolvimento do projeto auxilia no controle de orçamento e cumprimento de prazos.

Mas como podemos aplicar esta incrível ferramenta para gerenciar os mais variados projetos?

Antes de iniciar a aplicação do scrum, é importante conhecer e compreender a terminologia utilizada. A seguir temos um pequeno glossário para auxiliar na compreensão:

• Product Owner (PO): o “dono do produto” é o responsável por entender a necessidade do cliente e traduzi-la em projeto, determinando e priorizando as atividades do Product Backlog;
• Product Backlog: lista priorizada com todos os requisitos do projeto;
• Scrum Master: é o gerente do projeto. É ele o responsável por ser a ponte entre os envolvidos no projeto e dirige a equipe para que os objetivos e metas sejam atingidas.
• Scrum Team ou DevTeam: é a equipe composto pelos desenvolvedores e demais envolvidos com o projeto, que deve ter características multidisciplinares. Não existe hierarquia dentro da equipe, a ideia é que todos trabalhem de forma colaborativa.
• Sprints: a sprint é um ciclo o projeto. Representa um grupo de atividades quem devem ser realizadas em determinado período.
• Sprint Planning Meeting: reunião onde serão definidos os objetivos e prioridades a serem desenvolvidas na sprint
• Sprint Backlog: são as tarefas a serem desenvolvidas na sprint.
• Sprint Review Meeting: reunião realizada no final de cada sprint, com o objetivo de mostrar o que foi alcançado.
• Daily Scrum: reuniões diárias rápidas que servem para alinhar o andamento da equipe.

Montando a equipe Scrum

Com a devida familiarização da ferramenta, o próximo passo é definir a equipe: o Product Owner deve ser alguém de fácil relacionamento e bom negociador, pois é ele que fará a ponte entre cliente e equipe. O Scrum Master, deve ter uma boa capacidade de resolução de conflitos e relacionamento interpessoal. Os integrantes do Scrum Team devem ter os conhecimentos necessários para desenvolver a solução proposta. A equipe deve estar engajada e entender os pormenores do projeto.

Transformando o Product Backlog em sprints eficientes

Tendo a equipe definida, é necessário determinar o Product Backlog com as atividades priorizadas segundo a capacidade de geração de valor para o cliente. Na sequência, um conjunto de atividades do Product Backlog será transformado em uma Sprint, com duração máxima de um mês. Todas as atividades serão desmembradas em atividades menores que irão compor a Sprint Backlog. No planejamento da sprint, a equipe deve ser reunida para estimar o esforço necessário para realização das tarefas. É importante que somente quem irá executar a tarefa estime um tempo para sua realização.

Organizando a Daily Scrum para eficiência máxima

Após o planejamento da realização da sprint, o projeto está preparado para ter início. Assim, deve-se programar a Daily Scrum, onde a equipe se reunirá para compartilhar o que foi feito no dia anterior, se tiveram impedimentos e planejar as atividades que serão realizadas no dia. A Daily Scrum deverá prosseguir durante todo o projeto, e o ideal é que não ultrapasse 15 minutos de duração.

A importância da Review Sprint Meeting

Quando a Sprint termina, a Review Sprint Meeting deve ser realizada, e nela apresentada todos os objetivos alcançados na sprint e uma avaliação dos resultados parciais pelo cliente. Também serão avaliados a metodologia aplicada e a funcionalidade da equipe.

Garantindo o sucesso com Scrum

Seguindo estes será possível gerenciar seus projetos no método Scrum, porém para se alcançar os resultados desejados é fundamental que haja clareza na gestão, onde toda equipe saiba o que cada um está fazendo, a transparência precisa ser cultivada. A adesão ao método provavelmente não será instantânea, e um período de transição pode acontecer. É fundamental que a rotina do método seja respeitada, para que no final a empresa possa colher os frutos da implantação do gerenciamento ágil em seus projetos.

Por Thais Paulin – Consultora SAP PMO